POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS
1. Objetivo
La presente política de tratamiento y protección de datos tiene como objeto establecer e informar sobre las prácticas en el tratamiento, recolección, uso y revelación de datos personales y datos personales sensibles de personas naturales y jurídicas, que han proporcionado sus datos a MEGAVET SAS incluyendo proveedores, clientes, profesionales de la salud veterinaria, empleados y terceros en general, según lo establecido en las normas aplicables.
2. Alcance
Esta Política aplica para todos los colaboradores de MEGAVET SAS que por motivo de sus funciones tengan acceso a las bases de datos y/o archivos que contengan información de datos personales y datos sensibles que sean objeto de tratamiento por parte de MEGAVET SAS
3. Responsable del tratamiento de la información
Autopista Medellín Kilometro 2.5 Vía Siberia Bodega 108, Parque Industrial Portos Sabana 80, Cota, Cundinamarca tels: 601-8966935 celular: 314 4736703
Productos y/o servicios: Fabricación de productos veterinarios
4. Políticas de tratamiento de la información
En desarrollo de su objeto social MEGAVET SAS recolectará y realizará el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, decreto 886 de 2014, Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas aplicables. La presente política busca que MEGAVET SAS en su condición de responsable de manejo de información, realice el tratamiento de esta en estricto cumplimiento de la normatividad garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.
4.1 Principios aplicables al tratamiento de la información
Quien realice el Tratamiento de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles, ya sea dentro de MEGAVET SAS o en nombre y por cuenta de la empresa, deberá cumplir con los principios rectores de protección de datos establecidos en las normas aplicables, tales como: i) legalidad; ii) finalidad; iii) libertad; iv) veracidad; v) transparencia; vi) acceso y circulación restringida; vii) seguridad; y viii) confidencialidad.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de MEGAVET SAS se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización previa, expresa, informada y clara del titular.
La autorización otorgada por el Titular se hará mediante la suscripción de contratos, aceptación de avisos por privacidad, suscripción de consentimientos informados, formularios de autorización entregados por MEGAVET SAS entre otros documentos que incluyan dicha autorización; también de forma oral, a través de conversación telefónica o videoconferencia debidamente grabada o que en todo caso garantice consulta posterior, y los cuales deberán expresar las finalidades específicas para las cuales es otorgada.
En cumplimiento de la normatividad vigente, en el curso normal de las funciones de MEGAVET SAS no se recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes, no obstante, en caso de recolectarse se le dará el tratamiento de información sensible.
MEGAVET SAS tiene la obligación de mantener la confidencialidad y transparencia de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular. Todos los empleados que trabajen en MEGAVET SAS están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de sus funciones laborales.
En desarrollo de los principios de legalidad y veracidad, MEGAVET SAS garantiza que el Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables y que la información sujeta al tratamiento de la información por parte de MEGAVET SAS será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
MEGAVETS SAS tiene la obligación de mantener la seguridad, acceso y circulación restringida de los datos personales y solo podrán acceder las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.2 Tratamiento y finalidades
El tratamiento de datos podrá incluir la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley. En ejercicio de su objeto social, MEGAVETS SAS actúa directamente, a través de su empresa matriz, grupo empresarial o terceros para realizar el tratamiento de la información de sus empleados, contratistas, proveedores, clientes, y usuarios de sus productos, y otro tipo de personas naturales o jurídicas con sus respectivas relaciones comerciales y civiles.
Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable y de las políticas corporativas, MEGAVET SAS puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, filiales y/o subsidiarias nacionales o extranjeras.
Con relación al tratamiento de datos biométricos, éstos se recolectan a través de la información suministrada por los titulares, o en medios de grabación de seguridad con fin único de servir como prueba en una instancia judicial. Las huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley de Protección de datos no se publicarán, ni compartirán para fines diferentes a los autorizados por la ley, así como para garantizar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y en general, garantizar la seguridad de las instalaciones de MEGAVET SAS. No obstante, MEGAVET SAS reserva el derecho de capturar y verificar la autenticidad de dichos datos.
Dentro de las finalidades para las cuales se realiza el tratamiento de los datos recolectados, se encuentran las siguientes:
• Adquirir y/o acceder a los productos de MEGAVET SAS Y ser invitado a programas de beneficios de esta empresa o de terceros.
• Permitir a MEGAVET SAS mejorar el contenido de sus productos.
• Recibir ofertas de productos y promociones relacionados con
MEGAVET SAS
• Permitir que MEGAVET SAS se comunique conmigo como Titular de la información para ofrecerme recambios y nuevos productos, tanto de MEGAVET SAS como de terceros aliados.
• Permitir que los socios y aliados comerciales o profesionales de MEGAVET SAS pueda ofrecer sus productos y servicios.
• Verificar y reportar la información financiera, bancaria o crediticia a bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza.
• Permitir a MEGAVET SAS configurar una base de datos que pueda ser objeto de comercialización, transferencia u otros negocios jurídicos y que pueda ser transferida o transmitida internacionalmente a terceros a cualquier título.
• Adaptar los productos e investigar la eficacia de la red de MEGAVET SAS para la gestión de clientes y su fidelización.
• Gestión de proveedores y contratistas.
• Prospección comercial
• Cualquier otra finalidad contemplada en la política de tratamiento de datos personales de MEGAVET SAS
• Promoción de productos de MEGAVET SAS, así como para la promoción de cualquier programa que dicha empresa desarrolle.
5. Derechos de los titulares
A los titulares de la información les asisten los siguientes derechos, de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: i) conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a MEGAVET SAS; ii) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; ii) ser informado por MEGAVET SAS previa solicitud, del uso que se les ha dado a los datos; iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley; v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se hayan respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; vi) acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. Deberes de MEGAVET SAS
Como responsable del tratamiento de datos, MEGAVET SAS deberá cumplir con los siguientes deberes, en atención al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i)Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Atención de consultas y reclamos
Los titulares de la información o sus causahabientes deben dirigir sus consultas, peticiones, quejas o reclamos a través de comunicación escrita a la Cra 47 # 134 A 25 de la ciudad de Bogotá o al correo electrónico adm@megavet.com.co Tanto las consultas como peticiones se regirán por lo estipulado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Igualmente, se debe aclarar que el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos.
8. Solicitudes de revocatoria, actualización, rectificación o supresión
A través de comunicación escrita dirigida a MEGAVETS SAS ubicado en la Cra 47 # 134 A 25, Bogotá o al correo electrónico adm@megavet.com.cose puede remitir solicitud de revocatoria, actualización, rectificación o supresión de datos, acompañada de la identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, dirección, y documentos que se quieran hacer valer. Cuando se trate de solicitudes de rectificación y actualización, el titular debe indicar las correcciones a realizar, e igualmente, aportar la documentación que sustente su petición.
La revocatoria del consentimiento al tratamiento de datos personales, puede hacerse en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida alguna disposición legal o contractual. Así mismo MEGAVET SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar datos a solicitud del titular, cuando la información de éste resulte completa o inexacta.
9. Glosario
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales, objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varios personas naturales o determinables.
Datos personales sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como: los que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión